PROCÉDURE :

Tout projet de contrat ou convention de recherche doit être mis en place par le Bureau des contrats de l’UPCAM qui constitue «  un guichet unique pour faciliter l’aide aux chercheurs. (…). Une vérification scrupuleuse doit être faite notamment au niveau de l’envoi des rapports scientifiques et du suivi de trésorerie des contrats de recherche. » (Extrait du contrat Quadriennal 2008-2011)
La responsabilité et la gestion du bureau des contrats de recherche est confiée à la Direction de la recherche et de la valorisation.

I) La mise en place et la signature du contrat

1) Le projet de contrat est validé juridiquement et financièrement avec les explications des chargés d’affaires sous forme d’une fiche de validation. Cette fiche, accompagnée de l’ensemble du dossier,  est ensuite transmise électroniquement aux assesseurs recherche des composantes dont relève le responsable scientifique du projet. Ce dernier ainsi que le directeur du laboratoire sont aussi destinataires de la fiche de validation.
 
2) L’Assesseur à la Recherche concerné valide électroniquement et retourne le dossier au bureau des contrats qui se charge de le soumettre à la signature au Président de l’Université. Une copie du contrat signé numérisé est transmise pour information aux porteurs du projets, aux assesseurs recherches ainsi qu’au service financier de l’université.

II) La mise en place des crédits et le suivi financier

1) Le bureau des contrats met en place immédiatement et annuellement la tranche de crédits prévue dans le contrat au profit du laboratoire et conformément à la répartition par rubrique du budget du contrat. Le suivi financier s’effectue au sein du laboratoire en liaison avec le bureau des contrats qui est chargé de s’assurer de la bonne adéquation entre le calendrier scientifique et financier du contrat. Il mettra en place à cet effet un système d’alerte concernant les factures, les rapports financiers et scientifiques à destination des personnes concernées (chercheurs, service du budget) afin de garantir la rentrée des recettes (Module COCONUTS). Ce travail doit être mené en lien avec la direction financière et notamment le bureau des recettes, afin d’harmoniser les procédures.

2) Concernant les embauches de personnels en CDD dans le cadre des contrats de recherche, le bureau des contrats fournit à la DRH les éléments nécessaires à la mise en place des contrats de travail. Une fiche de renseignements ainsi qu’une grille de coût seront disponibles sur l’intranet permettant aux laboratoires d’évaluer le montant global de leur recrutement. Cette fiche, signée du directeur du laboratoire, sera transmise à la DRV chargée de valider la bonne adéquation financière entre l’embauche et le contrat de recherche, avant transmission à la DRH pour l’établissement du contrat de travail. Le pourcentage relatif aux ARE est prélevé dès la mise en place des crédits relatifs à l’embauche. Ils font l’objet d’une prestation interne par le service financier central dans le cadre d’un récapitulatif des CDD établi trimestriellement par la DRV.